Resumo em 30 segundos
- O que escrever no cabeçalho, como registrar as decisões sem transcrever a conversa, como encerrar e colher assinaturas, e um modelo de ata de reunião para copiar.
Para fazer uma ata de reunião, anote no topo a data, a hora, o local e quem estava presente. Depois registre, na ordem em que aconteceram, os assuntos discutidos e o que ficou decidido em cada um, com o nome de quem vai fazer o quê e até quando. Feche com a hora de encerramento e a assinatura de quem redigiu e de quem conduziu a reunião.
Ata é o documento que prova o que foi combinado. Serve para reunião de condomínio, de associação, de equipe de trabalho e, por lei, para assembleias de empresas. Pegue papel e caneta ou abra um documento no computador: dá para aprender em cinco minutos.
Passo 1: monte o cabeçalho antes de começar
Escreva o título ("Ata da reunião de..."), o nome da organização, a data, o horário de início e o local ou o link da chamada. Liste os presentes. Se a reunião for grande, uma lista de presença assinada à parte resolve.
Deixe claro também quem conduz a reunião e quem está secretariando, ou seja, quem escreve a ata.
Passo 2: copie a pauta
A pauta é a lista de assuntos que serão tratados. Coloque os itens numerados, na ordem prevista. Ela vira o roteiro da ata e evita que algum tema fique sem registro.
Passo 3: registre o que foi decidido, não tudo o que foi dito
Esse é o erro mais comum. A ata não é a transcrição da conversa. Para cada item da pauta, anote em poucas linhas:
- o assunto;
- os pontos principais levantados;
- a decisão tomada e, se houve votação, o resultado;
- quem ficou responsável e o prazo.
A própria lei das sociedades anônimas aceita esse formato. O artigo 130 da Lei 6.404/1976 diz que a ata de assembleia pode ser lavrada na forma de sumário dos fatos, incluindo dissidências e protestos, com a transcrição apenas das deliberações tomadas.
Passo 4: escreva de forma neutra e objetiva
Use frases curtas, na terceira pessoa e no passado: "A diretora apresentou o orçamento. Foi aprovado por unanimidade." Nada de opinião, ironia ou adjetivo. Se alguém discordar de uma decisão e pedir registro, anote o nome e o motivo.
Números, valores e datas vão por extenso ou em algarismos, mas sempre conferidos. Um prazo errado na ata vira briga depois.
Passo 5: encerre, leia e colha as assinaturas
No final, escreva o horário de encerramento e uma frase como "Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu, [nome], lavrei esta ata". Leia a ata em voz alta ou envie para os participantes conferirem. Depois, quem redigiu e quem presidiu assinam. Em muitas organizações, os presentes também assinam.
Um modelo para copiar
Parte O que escrever Cabeçalho Título, organização, data, hora, local Presentes Nomes, ou referência à lista de presença Condução Quem presidiu e quem secretariou Pauta Itens numerados Deliberações Para cada item: decisão, responsável e prazo Encerramento Hora, frase de fechamento e assinaturas Quer ir além da ata? O curso grátis de Introdução em Secretariado Executivo mostra a rotina de quem organiza agendas, reuniões e documentos. E o de Secretariado Executivo aprofunda a parte de redação e organização.
Perguntas frequentes
Quem deve escrever a ata da reunião?
Normalmente, a pessoa escolhida como secretária da reunião. Em condomínios e associações, o estatuto ou a convenção costuma dizer quem faz isso.
A ata precisa ser escrita à mão?
Não. Pode ser digitada e impressa ou mantida em meio digital. Algumas organizações ainda usam livro de atas, e nesse caso o próprio estatuto define a forma.
Ata pode ter rasura?
O ideal é não ter. Se houver erro, não apague: escreva "digo" logo depois e corrija, ou registre a correção no final, antes das assinaturas.
Qual a diferença entre ata e resumo de reunião?
O resumo é informal e serve só para lembrar. A ata é o registro oficial, com presentes, decisões e assinaturas, e pode ser usada como prova do que foi decidido.
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